Checklist abans d'enviar: 10 coses a revisar en cada campanya

Tothom que ha enviat butlletins prou vegades té una anècdota d'algun error enviat a tota la llista: un enllaç trencat, una data equivocada, un "Hola [NOM]" que ningú va substituir. La majoria d'aquests errors no passen per falta de cura, sinó perquè no hi ha un moment fix per revisar-ho tot abans de prémer "enviar". Una checklist senzilla ho soluciona en cinc minuts.

Contingut

• L'assumpte és clar i concret. Ha de dir de què va el correu, no ser genèric ("Butlletí #12"). Un bon assumpte és la diferència entre que us obrin el correu o no.
• El text no té errors ortogràfics ni de noms. Una lectura en veu alta abans d'enviar sol atrapar la majoria d'errades que passen per alt en silenci.
• Hi ha un objectiu clar. Si el correu vol dir deu coses alhora, rarament aconsegueix que es faci cap. Trieu quina és l'acció principal que voleu que faci qui el llegeixi.
• Es llegeix bé al mòbil. Bona part dels vostres socis obriran el correu des del telèfon; comproveu que els paràgrafs no siguin eterns i que els botons es puguin prémer amb el dit.

Tècnica

• Tots els enllaços funcionen i porten on toca (no a una pàgina antiga o inexistent).
• Les imatges es veuen correctament i tenen un text alternatiu, per si algú les té bloquejades per defecte.
• L'enllaç per donar-se de baixa és visible i funciona. A part de ser obligatori legalment, evita queixes i marques com a spam.

Enviament

• La llista de destinataris és la correcta. Si feu servir segments (per exemple, només socis d'una zona o d'una activitat concreta), reviseu que l'enviament apunta al segment adequat i no a tota la llista per error.
• L'hora d'enviament té sentit per al vostre públic. A mig matí o a mitja tarda solen funcionar millor que a mitjanit o en ple cap de setmana, tot i que val la pena provar què funciona millor amb la vostra pròpia gent.
• Us heu enviat una prova a vosaltres mateixos abans de l'enviament massiu, per veure exactament què rebrà la resta.

La checklist completa en deu punts

1. L'assumpte és clar i concret
2. El text no té errors ortogràfics ni de noms
3. Hi ha un objectiu clar per correu
4. Es llegeix bé al mòbil
5. Tots els enllaços funcionen
6. Les imatges es veuen i tenen text alternatiu
7. L'enllaç de baixa és visible i funciona
8. La llista de destinataris és la correcta
9. L'hora d'enviament té sentit
10. S'ha enviat una prova prèvia

Preguntes freqüents

Cal fer tota la checklist cada vegada, encara que el correu sigui curt?
Sí, precisament els correus "ràpids" són els que menys revisió solen rebre i on més errors se solen colar. Amb pràctica, repassar-la porta menys de cinc minuts.

Qui hauria de revisar la checklist, sempre la mateixa persona?
Idealment algú diferent de qui ha redactat el correu: és molt més fàcil detectar errors en un text que no has escrit tu mateix.

Què faig si detecto un error just després d'enviar?
Depèn de la gravetat: per a errors menors (una errada tipogràfica), sol ser millor no fer res més. Per a errors greus (un enllaç trencat important), un segon correu breu de disculpa i correcció sol funcionar millor que ignorar-ho.

Amb Neko Mailing podeu enviar-vos una previsualització real abans de qualsevol enviament massiu, exactament per poder repassar aquesta checklist amb el correu tal com el rebrà la resta de la vostra llista.